成功者の時間管理|1440分の使い方|ケビン・クルーズ

2018年5月4日

1440分の使い方|ケビン・クルーズ
1440分の使い方-成功者たちの時間管理15の秘訣|ケビン・クルーズ

時間管理の本はいくらでもあるけれど…

ケビン・クルーズの『1440分の使い方』は、タイトルからもわかる通り時間管理の本です。
1440分という数字は1日、24時間を分に置き換えた数字で、分単位の時間に対する意識を持つ意味を持っています。

時間管理の本はいくらでもあり、ビジネス、啓発の中では一大分野を形成しています。
出版されている本を見ればその時代のニーズがわかるといわれますが、それだけ時間に追われて生活している人が多いということでしょう。

この本の著者ケビン・クルーズはコンサルティング業を営み、年2冊の本を書き、世界中で講演し、新規事業や不動産投資の統括をしています。
それでいて、ストレスや多忙とは無縁だと公言しています。長い休暇をとり世界中を旅行し、週末はニューヨークで休み、16歳の娘の誕生日には数か国をめぐる壮大な旅に連れて行く。
大切なものに大切な時間をかけることで、家族も仕事もプライベートもすべて高いパフォーマンスを発揮している。

本書の帯にあるように7人の億万長者、239人の起業家、13人のオリンピック選手、29人のオールA(大学の成績の最高ランク)の学生への取材と調査、研究によって明らかにされた生産性向上の秘訣を教えてくれます。

読書やスポーツ、家族との団らんに使える「自由な時間」が毎日あと1時間手に入るとしたら?

『1440分の使い方』はその問いに答えてくれます。

1440の威力

「私は新しいプロジェクトを引き受けると決める前に、そのプロジェクトを分析する。自分の時間をどれくらい割くことになるか、金銭的な利益はどれくらい見込めるか、そして、1分あたりの利益も分析する。できれば一週間に100万ドルの利益が出るのが望ましい」

ケビン・ハリントン
-インフォマーシャルの考案者、ベストセラー作家、テレビ番組「シャーク・タンク」初代出演投資家、アズ・シーン・オンTV創業者兼会長

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

1日は”1440分”です。
これは、億万長者でも、オリンピック選手でも、ハーバード大学の最優秀学生でも変わりません。
もちろん、テレビゲームをしている中学生や老人ホームで過ごす老人、病人やけが人、あらゆる人種性別、立場や政治状況、家庭環境でも変わることはありません。
当然、あなたと私にとっても、1日は1440分です。

人生において最も大切なものは”時間”だとケビン・クルーズは言います。
お金でも健康でも、家族でもなく、”時間”です。

お金は失っても取り戻せます。健康も多くの場合、リカバリーの可能性は残されています。家族を失っても、また新しい家族に恵まれることもあるでしょう。

しかし、時間だけは決して取り戻せません。時間を消費してしまったからといって、追加で手に入れたり、購入したり、レンタルしたりすることはできません。

そして、上でも述べたように、時間はすべての人に平等に与えられた唯一のものです。
お金持ちに生まれてくる人もいれば、貧乏に生まれてくる人もいますが、1日の時間が他の人より長いという人はいません。

だから、時間がなにより大切なのです。

もちろん、時間が大切であることは多くの人が認識しています。しかし、それを生活の中で実行しているかといわれると、ぐっと数は減ります。

お金を使うときにネットで調査したり、複数の店に足を運んで、一番安いものを探すことはあるでしょう。しかし、その間に失ってしまった時間に対しては無頓着です。

きちんと貯蓄をしている人は頻繁に口座を確認したり、持っている株の価値を確認し、着実に資産を増やしていくでしょう。しかし、講座確認のために失った時間を適切に評価しているでしょうか。

財布をそこらへんに放置することは絶対にないのに、人から「ちょっといいですか」と声をかけられて30分相談にのってしまう。

時間は最も大切で、取り換えしか聞かない貴重品だというのに、日々の生活でそれを意識する機会は多くありません。

だから”1440”なのです。今、あなたが何かをするために使った時間は、他のことに使えた時間で、もう二度と使えない時間です。

この記事を読むのに約3分。
私はその3分があなたにとって価値があるよう全力で書きます。
しかし、あなたが3分間他の事をしたほうが価値が高いなら、読むことは時間の無駄になるかもしれません。

朝目が覚めた瞬間から”1440”の数字は減っていきます。
今からカウントしても、この記事を読み終わるころには”1437”になっています。

歯を磨いて顔を洗ったら…”1427”です。
コンビニで週刊誌を立ち読みし終わるころには…”1397”です。
珍しく電話がかかってきた友人と長話してしまったら…”1277”です。

あなたに与えられた時間は有限で、何かをするたびに減っていることを意識してください。
どんな手を使おうが、このカウントダウンが止まったり、ゆっくりになったりすることはありません。楽しい時間も、苦しい時間も、「暇だな」とつぶやいている時間も、同じように進んでいきます。

朝起きた瞬間から”1440”のカウントダウンを始めましょう。それだけで、時間に対する意識は大きく変わります。

秘訣① 時間は、最も貴重かつ最も希少な資源

適切な優先順位の重要性

優先順位は、時間管理とともに語られることの多いコンセプトです。

「二兎追う者は一兎も得ず」ことわざ
「同時に二つのことをやるのは、どちらもやらないのと同じである」プブリウス・シルス
「最も重要なことを、他の些末なことの犠牲にするな」オグ・マンディーノ
「『効率』とは物事を正しく行うこと。『有効性』とは、正しいことを行うこと」ピーター・ドラッガー

このように、優先順位にまつわる名言やことわざは古くから多く、それだけ重要なテーマということです。

ミズーリ大学のテレーズ教授は、時間管理、生産性、ストレスに関する調査を行い、それらを大きく左右する二つの要因を見つけました。
それが「優先順位」と「仕組み(時間管理のテクニックやツール、戦術など)」です。つまり、”何に”、”どのように”時間を使うか、ということです。

ケビン・クルーズはこれを最も重要なタスク=MIT(Most Important Task)と呼んでいます。

目標に対してよく言われることに「目標は具体的に、数字で表せ、評価できるようにする」というものがあります。
つまり、「お金をためる」ではなく、「今年中に50万円ためる」としたり、「ダイエットする」ではなく、「2か月後に5キロ落とす」とすべきということです。

そのように具体的な目標を決めたら、その中で「MITは何か?(最も優先して取り組むべきことは何か?)」を決める必要があります。

「優れた商品を生み出したければ、労働時間の50%以上を商品開発につぎ込むこと。ユーザーや会社の利益になるといえる正当な理由がない限り、講演依頼は引き受けてはならない」
マーク・ビンカス

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

ソーシャルゲーム会社ジンカのCEOであるマーク・ビンカスの言葉はMITの実践例です。
有名企業のCEOになると、講演や出演の依頼が殺到します。大勢の前で講演したり、有名人とテレビに出演したりすることは気分がよく、またすぐにお金になるのでついつい受けてしまいがちです。
しかし、それが目標に貢献しないのであれば、MITを遂行したほうが長期的に見たメリットは大きいのです。
マーク・ビンカスにとって、講演はお金と人気を簡単に手に入れられる手段ではありますが、ソーシャルゲームで世界を豊かにするという目標へは遠回りなため、プログラミングや新商品の企画など裏方仕事を優先するのです。

「一日の最初の時間帯は、自分の事業を構築するのに役立つ、最優先のタスクにつぎ込みなさい。それも一切中断せずに。メールや携帯をのぞいたりしないで、世間が目覚める前にやってしまうことだ」
トム・ジグラー

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

そして、MITは朝の早い時間帯にやってしまう必要があります。

なぜなら、一日は1440分しかないから。
出社して、世間が動き出したら、あなたのもとには相談に来る部下や指示を出す上司、クライアントからの電話やメールが殺到します。
それらを処理するうちに1440分はどんどん減っていき、MITのための時間が無くなってしまいます。

ちなみに、私はこの記事を夜遅い時間に書いています。
私のMITは別のところにあるため、そちらを優先しているからです。
この記事の最後にアフィリエイトリンクを張っているので、あなたがそこから本書を購入してくれたら私にお金が入ります。
なので、短期的に収入を増やすならGraspMindの更新をMITにおいてもいいのですが、コピーライティングやマーケティングの仕事が目下のMITであるため、朝の貴重な時間はそちらに使い、この記事は1440分から残った時間で書いています。

秘訣② 最も重要なタスク(MIT)を特定し、毎日、何よりも先に取り組む

ToDoリストをやめる

ビル・ゲイツやドナルド・トランプ、ウォーレン・バフェットが、ToDoリストを使っているだろうか?
スティーブ・ジョブズがToDoリストを見て「次のタスクはこれだな」などと考えたりしただろうか?

ToDoリストは単純作業を効率的に進めるうえで有効かもしれません。しかし、そこにMITの概念はありません。
そして、大きな問題は、タスクを”重要度”ではなく”緊急度”で判断し、急ぎのタスクに飛びつきやすくなってしまうことです。

ケビン・クルーズがToDoリストの代わりに推奨しているのがスケジュールです。

「私は難しいことは考えず、あらゆることをスケジュールに入れる。ただそれだけのことだ。毎日やることはすべてスケジュールに入れる。ソーシャルメディアに30分。メール45分。社外スタッフとの情報交換。じっくり考えて計画を練るための静かな時間。要するに、スケジュールに入れないことには何も片付かない」
クリス・ダッカー(シリアルアントレプレナー、講演家、ベストセラー作家

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

ToDo管理サービスサイト「アン・ダン・デイズ」の発表に「ToDoリストの項目の41%は永遠に終わらない」というものがあります。
ToDoリストはタスクを終わらせるために使うものですが、実は半数近くが終わらずに放置されてしまうのです。
そして、その半数はより時間のかかる(重要な)タスクなのです。

ToDoリストは重要度よりも緊急度を優先してしまうと述べましたが、重要なタスクが終わらない理由もここにあります。
ToDoリストには優先順位の概念はあっても”いつやるのか”という時間の概念はありません。
その結果、すぐに終わるタスクばかり終わって、重要なものが後に残っていきます。そして、重要なものに取り掛かるときには1440分は残り僅かになっています。

「私の場合、スケジュール表にないものは片付かない。逆に言うとスケジュール表にあるものは片付く。私は毎日、一日のすべての時間を15分単位でスケジュール化する。会議、資料のチェック、執筆、その他こなすべきことは何でも、そうやって管理している」
デイブ・カーペン(ニューヨーク・タイムズ紙ベストセラー著者、ライカブル・メディア共同創業者兼会長、ライカブル・ローカル創業者兼CEO)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

大量のタスクも、時間がかかるタスクも、スケジュール表に入れるだけで終わるようになります。
ToDoリストと違うことは”いつやるか”と”どれだけの時間をかけるか”が明確であることの2つですが、1440分しかない中で、この差は重大です。

もちろん、これまでToDoリストで管理していた時のように緊急の要件が飛び込んでくることは多々あるでしょう。
1日のスケジュール表はみっちり埋めるのではなく、そうした緊急の案件にも対応できるバッファ(空白の時間)を設定しておくといいでしょう。

秘訣③ ToDoリストではなく、スケジュール表を見て動く

先延ばし癖を克服する

先延ばしとは、比較的簡単で楽しいことを優先し、重要だが気乗りしないことを後回しにすることを指します。そして、あなたが目標まで最短距離を進めず時間を失ってしまう要因の一つです。

TwitterやFacebook、テレビなどは先延ばしの代表的手段です。
ケビン・クルーズの調査では、アメリカ人の20%は先延ばしが慢性化しており、生活の一部となっているといいます。
これは、うつ病と恐怖症という2大心理疾患の患者数を上回る数字です。

先延ばしには二つの原因があります。

1.モチベーションが十分でない
2.未来の理想より現在の願望のほうが強力であることを十分に認識しないまま、目標設定を行っている

特に2つ目の理由が重要です。一週間後にサラダを食べようと思って野菜を買い込んでも、お決まりどおり2週間後に冷蔵庫で腐っているでしょう。
今年こそ割れた腹筋を手に入れると誓って買い込んだトレーニング道具は、春を待たずにホコリをかぶっているでしょう。

未来の理想と現在の願望を比較したとき、頭では未来の理想のほうが重要と考えていても、現在の願望を優先してしまいます。
これは心理学でいうところの「時間不整合性」というものです。

人は「あとで」や「いつか」「これから」に対して甘くなってしまいます。

「今日の自分はソファーで寝そべっているけれど、明日の自分はランニングに出かけているだろう。だってそう決意したから」

しかし、現在も未来も過去も、”今この瞬間”の連続なのです。今のあなたがやらないことは、明日のあなたもやりません。

今この瞬間にやるべきことをやることがどれだけ難しいか、どうしても過小評価してしまいます。

先延ばしという手ごわい敵と戦うためには、アメとムチを用いてモチベーションを維持したり、目標に対して報告する相手を決めて強制力を持たせたりと、様々な方法が考えられます。

しかしまずは、明日の自分も将来の自分も、今の自分となんらかわりない”自分”なのだと認識し、未来の行動を過小評価することをやめましょう。

秘訣④ 先延ばし癖を克服したければ、未来の自分に打ち克つ方法を見つけること。未来の自分は、正しい行動をとると信用できる相手ではない。

罪悪感なく5時に退社する方法

・Facebook COOのシェリル・サンドバーグは、子供たちと6時の夕食を食べるために、毎日午後5時半に退社する
・インテルの元社長アンドリュー・グローブは毎日8時に出社し、6時に退社していた
・ヴァージン・グループの創業者リチャード・ブランソンは、400社以上からなる複合企業を統括しているにも関わらず、常に個人所有の島をぶらついたり、冒険家として素晴らしい世界記録を打ち立てたりしている

あなたの仕事、目標がなにかはわかりませんが、彼らのような超大企業のトップに比べてタスクが多いということはないと思います。あなたが毎日遅くまで働き、望んだ成果を出せていないなら、”仕事が忙しい”以外に原因があるかもしれません。

私の一日が終わるのは、疲れて帰りだすときであり、仕事が片付いた時ではない。私の仕事が片付くことなど、決してないからだ。主婦と同様、経営者の仕事には終わりがない。やらなくてはならないこと、やったほうが良いことが常に無限にあって、やり切れる量を常に超えているのである
アンドリュー・グローブ HIGH OUTPUT MANAGEMENT

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

経営者の仕事、と書いてありますが、普通の会社員やフリーランスにとっても同じだと思います。
いつだって、やらなければならないこと、やったほうがいいことは無限にあります。

「仕事は決して終わらない」

この考え方は強烈です。時間管理の本が教えることの多くは「効率的に仕事を終わらせる」方法なのですから。
そもそも、仕事が終わることはあり得ないという前提に立って時間管理をすることは、考えが180度変わる衝撃があります。

FacebookのCOO シェリル・サンドバーグは5時半に退社しています。彼女が夜11時までFacebookのオフィスで働き続けたら、Facebookの業績は大きくなったかもしれません。
しかし、シェリル・サンドバーグにとっては、家族と過ごす時間のほうがいっそう重要だったのです。

忙しくて自分の好きなことをする時間が作れない、ということは決しないはず。それは優先順位付けの問題に過ぎないのだから。つまり、普段の一日の過ごし方を評価し、自分が尊重することに時間を捧げているかどうか。自分にとって本当に重要なことであれば、生活に組み入れる方法は見つかるものだ
ジェシカ・ターナー

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

常に、職場でやることはあります。
常に、SNSでチェックしたいことはあります。
常に、掃除すべき部屋やクローゼットはあります。
常に、読みたい本や見たい映画はあります。
常に、やることはあります。

「これが終わったら、やりたかったあれをやろう」という気持ちでは、絶対にやりたいことができません。本当にやりたいことは、優先順位を上げ、スケジュールに組み込むべきです。

秘訣⑤やるべきこと、やれることは、常に山ほどある。この事実を受け入れる

成功者たちのノート術

常にノートを持ち歩き、なんでも書き留めなさい。アイデアを思い付いたら、それを書き留める。新しい人と出会ったら、その人について得た情報をすべて書き留める。そうすれば、書き留めたことにどれほどの時間をかける価値があるかがわかる。何か面白いことを聞いたら、それを書き留める。書き留めればその記述に基づいて行動することになり、書き留めなければ忘れる。これこそ、ビジネススクールでは教えない100万ドルの教訓だ!
ギリシャの海運王アリストテレス・オナシス

富、実力、素養、健康、影響力、教養、個性といったものを本気で求めているなら、日記をつけなさい。日記をつけることは大変重要だ。日記は次世代に残すべ3つの宝のうちの1つだと私は捉えている。
1つ目はあなたの写真だ。写真はたくさん撮りなさい。
2つ目はあなたの蔵書だ。あなたの教師となり、指導者となり、あなたの見解の後ろ盾となった、本棚にある数々の本のことだ。あなたが価値観を築くうえでそうした本が役に立った。あなたが裕福になり、実力者になり、健康になり、素養を身につけ、個性的になるために、そうした本が役立った。
3つ目の宝はあなたの日記だ。つまり、思い付いた考えや細心の注意を払って集めた情報のことだ。しかしこの3つの中で、私の教えを真面目に学んでいることがよくわかるものは、日記をつけるということである

伝説的サクセスコーチ ジム・ローン

ノートや日記をつけることは、自己実現やビジネスでの成功に加えて、時間管理の上でも効果的です。
素晴らしい情報と出会っても、忘れてしまえば意味がありません。人から素晴らしいアイデアを5分間聞いても、忘れてしまったらその5分は失われてしまいます。
ノートをつけることで、無駄になる出来事がぐっと減り、あなたの人生で価値を発揮できるチャンスが大幅に増加します。

「私は、主にバレット・ジャーナルを手帳として使っている。おかげで、アイデアや思考、予定を常に手元においておける。日々の記録はぜひともつけたほうがいい。生きるに値する人生は、記録に値する人生なのだから」
アナリー・コーダ(作家、演説家、自己変革エキスパート)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

また、ノートはデジタルではなくペンで書いたほうが良いと教えてくれています。
サイエンス誌に発表された「ペンはキーボードより強し」という論文の中で、記録方法と記憶についての関連性について研究されています。
実験はTEDスピーチを学生に見せ、手書きとパソコンでノートを取らせ、30分後にスピーチ内容のテストを行うものでした。
その結果、手書きでノートをとった学生のほうが、いい点数が出ました。

パソコンで記録をとると、正確で完全な記録がつけられ、後日見返すときに役立ちます。しかし、記憶に残りづらいというデメリットもあります。
デジタルで管理する場合は、手書きのノートをスキャンしてテキスト化するアプリなどを使うといいでしょう。

秘訣⑥ 常にノートを持ち歩く

3210メール術

平均的なオフィスワーカーは仕事の3分の1の時間をメール対応に使っています。
これは明らかに使い過ぎでしょう。一通で事足りるメールを3往復に分けたり、メールで残す必要がない連絡までメールでしています。
これは、脳にとってメールがスロットマシーンのようなもので、返信するたびにタスクを終わらせた達成感があり、ドーパミンが放出されるためです。
つまり、メールを返信し”対応済み”フォルダに入れることは、気持ちがいいのです。

メールに振り回されない7つのステップ

1.メールニュースを解除する
私も一時期メールマガジンを大量に受信していて、それ専用のアドレスまで持っていたときもあります。しかし、そのほとんどがすぐに見なくなり、大切なものが紛れていないか確認するだけになっていました。
メールマガジンの中には有益なものもありますが、本当に有益ならばメールマガジンで知らせてもらうのではなく、こちらから探しに行ったほうが効果的です。
今すぐ、メール本文の中から「配信停止」の文字を探しましょう。

2.メール通知をオフにする
メールは本来、急を要するコミュニケーションに使うものではありません。緊急の要件は電話で来ることがほとんどです。最近であれば、チャットツールで来ることも多いでしょう。
つまり、メールの通知をオフにしたところで仕事や生活に害はほとんどない、どころか集中力を中断するものが一つ減るため、生産性が大きく上がります。

3.3210方式を取り入れる
メールは朝昼晩の3回に分けて、それぞれ21分間の時間を使い、受信ボックスを0にする。これが3210ルールです。
これは普通の会社員でも取り組みやすいと思います。

4.瞬時に4つのDを適用する
4つのDは、「今やる(Do)」「人に任せる(Delegate)」「あとでやる(Defer)」「削除する(Delete)」で、メールを開いた瞬間にそのいずれかを決めます。

「ともすれば、会議や電話、メールによって、一日が丸々分断されかねない。そのあとには大志を成し遂げる時間などほとんど残っていない。自分に必要ない会議はキャンセルしなさい。メールは一日2,3回確認すれば十分だ。」
ジョーナ・バーガー(ペニシルベニア大学経学教授、「なぜ『あれ』は流行るのか?」著書)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

5.転送やCC、BCCはよく考えてから
ロンドンの電力会社インターナショナル・パワーが、メールの転送やCC、BCCを追加前にもう一度考えるよう幹部に促したところ、それだけでメールが54%も減ったという実例があります。
自分がCCで誰かに送れば、その誰かからもCCで関係のないメールが届く可能性があります。送信するメールが減れば、受信するメールも減ります。

6.件名を活用して、必要なアクションを示す
いつまでも返答がないからもう一度送りなおしたり、電話で追加フォローを行った経験があると思いますが、明らかに時間の無駄遣いです。
件名に「〇日までに返信ください」など望むアクションを入れるだけで、対応される確率がぐっと上がります。

7.メールは常に短く、ごくごく短く
前置きと締め、そしてフッターに長々と記載された会社情報や所属部署…
ほとんどの場合、これらは無駄になります。フッターが豪華なメールを見かけますが、必要なのは最初だけです。前置きや締めの言葉が多い場合も、本題を薄れさせるので書く・読む両方に時間がかかるうえ、必要なアクションも返ってきづらくなります。

「メールは常に簡潔にまとめよう。私はもう10年以上、メールを3行にまとめるよう訓練してきた。余計なことは省いて最も革新的なポイントだけを残す。すると自分の時間も空いての時間も節約できる」
ライアン・ホームズ(フートスイート創業者兼CEO)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ
秘訣⑦ 自分の生活に優先事項を割り込ませるうってつけの方法。それがメールだ。受信箱はきちんと管理すること

グーグル、アップル、ヴァージンの会技術

「小切手を切ってもらえないなら、会議には出席するな」
マーク・キューバン(NBAダラスのオーナー)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

会議について、言うことはあまり多くありません。会議の生産性の低さはもう多くの人が知っているからです。
しかし、実践できているチームはすくなく、いまだに1時間の会議が多く開かれています。

会議が1時間であることが多い理由は、スケジュール表の区切りがそうなっているから、会議室の予約単位が1時間ごとだから、という以外にありません。

また、あまり関係がない人まで会議に呼ぶことも悪習です。議事録を読めば5分でわかることに1時間もかける意味はありません。発言するチャンスが少ない議題なら、出席する必要は全くないでしょう。

Googleは会議の参加者を10人以下にしています。
スティーブ・ジョブズは会議に出席している正当な理由がない場合、その人を追い出したといわれています。

秘訣⑧ 会議は、予定するのも出席するのも、他のコミュニケーション手段ではうまくいかない場合の最後の手段にする

大成功へと導く小さな一言

「一点集中とは『ノー』ということだ」
スティーブ・ジョブズ

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

仕事が終わることは永遠にないという話をしましたが、当然、依頼や誘い、相談がなくなることも永遠にありません。
一日は1440分しかないことを忘れないでください。「5分で終わるから」といって時間を奪われることを許容しないでください。「ノー」といえば2秒で終わらせることができます。

「成功した人と大成功した人の違いは何か。大成功した人は、ほぼすべてのことに『ノー』という」
ウォーレン・バフェット

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

「ノー」ということは難しいかもしれません。相手に嫌われたり、怒らせたり、評価を下げてしまう可能性があります。
しかし、あなたには他にやるべきことがあると伝えましょう。また、しつこい場合には「2週間後の火曜の14時20分から30分までなら可能です」といってみてください。たいてい、引き下がります。

秘訣⑨ 当面の目標達成に役立たない誘いは、すべて断る

強力なパレートの法則

パレートの法則について、説明する必要はあまりないでしょう。経済や統計学、ビジネス、自己啓発と非常に多くのジャンルで使われている概念で、「80対20の法則」と呼ばれています。
80対20の数字に意味があるわけではなく、「入力と出力はアンバランスである」という真理を表しています。

パレートは、よく実ったえんどう豆の80%が、20%の苗木から収穫されたことに気づき、パレートの法則を思い付いたといわれています。
その後の調査で、イタリア国土の80%が20%の人に所有されていることや、生産物の80%は20%の企業によって生み出されていることを発見しました。

・総売上の80%は20%の営業によって生み出される
・総利益の80%は20%のクライアントによって生み出される
・ソフトウェアのバグの80%は20%の同じ部分の記述が原因になっている
・医療費の80%は20%の患者によって使われている

「すべてをやることはできないという事実を私は受け入れている。だから、80対20の法則を適用し、極めて重要なことにしか取り組まない」
ジェイムズ・シュラムコ(スーパーファストビジネス創業者)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

決して全部をやろうとしないこと。そもそもそんなことは不可能であることを「1440分の使い方」では繰り返し教えてくれています。

何か一つ新しいことを始めれば、これまでやっていた何かをやめる必要があります。
「ノー」ということの重要性の部分でも触れましたが、何かを行うということは、そのほかにできた多くのことをやらないということなのです。

80対20の法則は何をやるべきかを決めるうえで重要な指標になります。

それだけでなく、持ち物の整理や旅行の計画でも価値を発揮します。
カバンの中に入っているものの80%はめったに使わないものですし、クローゼットの中の80%の服は捨ててしまってもそこまで影響しないでしょう。
旅行先の楽しい思い出の80%は20%の時間や場所から生まれているでしょうから、最初からその20%に絞って旅行計画を立てれば5分の1の時間とお金で同じくらいの楽しさを味わえるでしょう。

秘訣⑩ 成果の80%は、20%の活動から生じる

ハーバードの3つの質問

「外部委託に使えるお金がほんの少しでもあるなら、それを惜しまず、人の時間を買う。ここがポイントだ。自分の168時間をしっかり設計したら、あとは他者から時間を買って増やしなさい」
シェーン・サムス

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

ハーバード・ビジネス・レビューに掲載された生産性に関する実験で「知識労働者の時間の41%は、必要ではない活動、個人の満足度に乏しい、他者でもできる活動に費やされている」と発表されました。

そのことを認識し、新たな視点から自身の活動を考えるようになったところ、平均して1週間に6時間のデスクワークと2時間の会議の削減が実現されました。

その考えがこの3つです。

・断念する:あきらめていいものはないか?完全に辞められるものはないか?
・委託する:部下に任せられるものはないか?外部委託できるものはないか?
・再設計する:自分でやり続けるべきものは何か?それを能率の良い、別のやり方でできないか?

この中で最も時間削減につながる方法は「委託する」ことです。断念できる仕事は多くないかもしれませんが、他の人でもできる仕事は多いはずです。

特に起業家は委託による改善が非常に効果を発揮します。
起業当初はすべてを自分でやることになるでしょう。振込等の事務作業から、営業、商品開発、マーケティングまで担当すべき部分は多岐にわたります。
しかし、あなたが起業家として本当にやるべきことは商品開発かもしれません。または、新規クライアントの開拓が最重要かもしれません。

しかし、庶務を雇わなければ、自分が庶務なのです。自分でできるからといって、自分でやる必要はないのです。

高いパフォーマンスを発揮するには、最も重要なタスク=MITに専念すべきなのです。

「得意なことに専念し、それ以外のことは人を雇え」
ルイス・ハウズ(ベストセラー作家、起業家、元プロスポーツ選手)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

あなたがやっていることで、あなたがやる必要がないものを探しましょう。
最近は掃除や洗濯、食事の用意まで格安でやってくれるシェアリングサービスが充実しています。
あなたが特別掃除が好きで、掃除をすると気分がリフレッシュされ、人生が豊かになると思っていない限り、自分で掃除をする必要はありません。

秘訣⑪ 自分の強みと情熱を活かせることに、集中的に時間を注ぐ

テーマのある毎日

このような働き方をするためには、しっかり自制し、地道な練習を重ねるしかない。私には一日のテーマを決めるのが効果的だった。例えば月曜日は、両社で管理と会社経営に専念する日とし、経営課題すべてに一つ一つ取り組む。火曜日のテーマは製品、水曜日はマーケティングとコミュニケーションと成長、木曜日は開発者とパートナーシップ、金曜日は会社と文化と採用。土曜日は休んで、日曜日は振り返り、フィードバック、戦略、翌週の準備。
四六時中、割り込み仕事が入るが、そうやってテーマを決めておけば割り込みに素早く対応できるし、「火曜日だから製品会議がある。製品関係の仕事に集中しなければ」とわかる。会社の他部門とも足並みがそろう。私たちはいつだって情報をオープンにしている。先週どこにいたのか、来週はどこにいる予定なのか、常に明らかにしている。

Twitterとスクエアの創業者であるジャック・ドーシーは、急成長する二つの会社でフルタイム(8時間×2社)の仕事をしていた。
その圧倒的な生産性の秘訣についての説明が上記のコメントだ。

このように毎日にテーマを決めることで、生産性が大きく上がる可能性があります。

人が持つプロフィールは1つではありません。
新人社員から上司と慕われるあなたも、役員からすると優秀な部下かもしれません。家に帰れば、父親母親としてのあなたがあり、趣味の釣りや友人との付き合いの中ではまた違ったプロフィールを持っているでしょう。

それぞれにおいて最高のパフォーマンスを発揮するには、毎日のテーマが役立ちます。
一日の中ですべての役割をこなすことは難しいでしょうが、日曜日は父親としての自分、月曜日はチームリーダーとしての自分、火曜日は上司に適切な報告を行う部下としての自分、と決めることで効率的にこなすことができます。

秘訣⑫ 同じテーマの仕事をひとまとめにし、毎週同じ曜日に割り当てる

「一度しか触らない」ルール

この秘訣は、私自身の生産性を高めるうえで、大きな効果を発揮しました。
あなたにとってもそうであることを願っています。

成功した人々は、何事に対してもその場ですぐに対処します。
それが効率的だと知っているため、最短の時間と最小の気力で処理するのです。

代表的なのはメールでしょう。
メールの通知が届くと、とりあえず一度見ておくと思います。そして、緊急性がなかったら後回しにし、中断した仕事に戻ります。そして、空き時間ができた時にそのメールをもう一度確認し、処理をする。
一般的なメール処理の流れだと思います。

しかし、同じメールを2回見ることに対した意味はありません。メールを一度開いたら、その場で処理してしまうことが最も効率的です。

「終わらせるべきタスクが小さなもの(5分以内で終わるもの)であれば、後回しにせず必ずその場で終わらせると決めている。そうすれば、一日の最後に、やり残したタスクがずらずらと上がることはない」
ニーアー・スーター(コーネル大学のオールAの学生)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ
秘訣⑬ 5分以内で終わるタスクは、すぐにやる

朝を変えて、人生を変える

成功者は朝の過ごし方が違う。
いろいろなところで言われることですが、これは確かでしょう。

「家族より15分早く起き、誰よりも15分早く会社に入ろう。毎日朝いちばんに15分集中して考えれば、人生のどんな問題も解決できる」
クレイグ・バランタイン(タービュランス・トレーニング考案者)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ/footer>

成功者とひとくくりにしても、朝の過ごし方はそれぞれです。しかし、共通する項目も多くみられるので、いくつか紹介しましょう。

・成功者のほとんどは早起きである(午前6時前に起きる)
・水をたくさん飲んで体を潤わせる
・健康的な朝食をとる。ただし、健康的の定義は人それぞれ
・運動をする
・瞑想や読書をしたり、日記をつけたりする

全部をいきなり実践することは大変でしょう(私もできてません)。
しかし、ぜひ明日から取り入れてほしいのが「体内浴」と呼ばれる習慣です。

体内浴とは、朝起きてすぐに良質な水を1リットル飲むことです。

睡眠中は体内に老廃物がたまります。大量の水を飲むことで、代謝が活発化され、老廃物が排出されます。また、自覚はなくとも起床時は脱水症状にあります。
私も寝起きが悪いほうでしたが、寝るときに水を用意しておいて、朝起きてすぐ飲むことを習慣づけてから朝の生産性がぐっとアップしました。

その他にも、朝習慣づけるとよいことはたくさんあります。読書、日記、運動、食事、仕事…
あなたの人生にあった最高のルーティンを見つけてください。
そして、そのためには何よりも早起きして朝の時間をたっぷり確保することです。

「すっかり定番になった朝の習慣は、真っ先にやる35分の早歩きだ。外に出て、新鮮な空気を吸い、気持ちを切り替えるという行為がすべて、素晴らしい一日の始まりを約束してくれる」
ジョン・リー・デューマス(月間売り上げ25万ドルを誇るポッドキャストの司会者)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ
秘訣⑭ 毎日、最初の60分に投資し、心と体と精神を鍛える

全てはエネルギー次第

時間管理について、いろいろなメソッドや考え方を紹介してきましたが、結局のところ時間は伸びも縮も、減りも増えもしません。
本書のメソッドをすべて実践しても一日が25時間になるわけではないのです。

何をしても時間を操ることはできないのですから、時間以外の部分にフォーカスをあてたほうが効果的かもしれません。
それが”エネルギー”です。

人が「時間がない!」というとき、実際には「より多くのことを、よりストレスなく、より短い時間で終わらせたい」といっているのです。

疲れているときに本を読むと、調子がいい時の何倍も時間がかかるうえ、大してあまたにも入ってこない。

こんな経験はありませんか?

エネルギーが低いと余計な時間がかかり、生産性が落ちます。
あなたが常に高いエネルギーをもって活動できれば、そのほかのメソッドをすべて忘れても、時間を節約し、高い生産性を発揮できるのです。

朝の習慣が重要なのは、そこで一日のエネルギー量が決まってしまうからでもあります。

「毎日1,2分でもいいから血液を循環させよう。ちょっとしたトレーニングでエネルギーがぐんと上がり、世界を背負うのに必要な酸素が脳に供給される」
エイベル・ジェイムズ(ベストセラー作家、音楽家)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

運動をするとエネルギーが減ると考えている人がいます。なので、朝はできるだけ体力を消耗しないように静かに過ごすというわけです。
しかし、人間の体はそのようにはできておらず、適度なトレーニングはエネルギー量を増大させます。
トレーニングにより体力がついたわけではなく、血流が増すことで瞬時にエネルギーが増すのです。特別トレーニングに愛着がない限り、一日数分で十分です。その日一日の生産性の違いが実感できるはずです。

「生産性のために睡眠を犠牲にしないこと。『事業を成功させるまではほとんど寝なくてもやっていける』と信じている若手起業家がたくさんいる。しかし睡眠不足になると、鋭さや明晰さがうしなわれてしまう」
マーク・シッソン(ベストセラー作家)

1440分の使い方|ケビン・クルーズ

生産性が高く、成功している人ほど良く休みます。朝の9時から18時まで机にかじりついている人より、ひと波超えるたびに小休憩をはさむ人のほうが、生産的です。

・十分な睡眠をとる
・アルコールを極力控える
・カフェインを最小限に抑える
・非加工食品を多めに取る
・健康的な体重を維持する
・水をたくさん飲む
・毎日運動する

言うまでもないことですが、エネルギーを高めるにはこのような基本的な習慣が何よりも重要です。

秘訣⑮ 生産性とは、時間の問題ではなく、エネルギーと集中力の問題である。

まとめ

一日は1440分しかない。あたりまえのことですが、意識することは少ないと思います。
しかし、「1440分の使い方」を読むと、時間に無頓着ではいられなくなります。

この記事を書くのに145分使ってしまいました。
145分あれば何ができたでしょうか。本当になんだってできます。

では、その中でこの記事を書くことが最も生産的だったのでしょうか。
必ずしもそうではないかもしれません。スケジュール表では75分間をこの記事に費やす予定でしたが、大幅にオーバーしてしまいました。
75分ならかける時間と生産性が釣り合うと判断したわけですから、145分かけた以上、釣り合っていませんね。

しかし、その判断ができるようになったことは、非常に価値が高いと思います。
過去の記事や仕事において、自分のライティングにかけている時間とそのリターンを正確に測ることをしていなかったのですから。

この記事ではこれ以上書きませんが、15の秘訣のほかにも「時間と生産性にまつわる20のテクニック」やビリオネア、オリンピック選手、オールA学生の時間管理法について教えてくれています。

「時間管理」と一言で言っても、その人の状況や目的、価値観によって方法は様々です。だからこそ、300人近い人の時間管理法を教えてくれる後半の章は価値が高いと思います。

最後に「時間管理の名言ベスト110」から、私が個人的に気に入っているものをいくつか紹介します。

時間管理の名言ベスト110

平気で人生を1時間無駄にする人は、人生の価値をまだ知らないのだ
チャールズ・ダーウィン

これが人生最後の一日だと思って毎日を生きろ
マルクス・アウレリウス

時間が足りないなどというな。あなたに与えられた一日の時間は、ヘレン・ケラー、ミケランジェロ、マザー・テレサ、レオナルドダヴィンチ、アルバート・アインシュタインと全く同じなのだ
H・ジャクソン・ブラウン

10セントの価値しかない決定に1ドル分の時間をかけるな
ピーター・トゥルラ

朝が遅い人は、一日中小走りしてなくてはならない
ベンジャミン・フランクリン

無駄にした時間を嘆くのは、最も賢い人である
ダンテ

富を失ったら懸命に働けばいい。知識を失ったら勉強すればいい。健康を失ったら禁酒するか薬を飲めばいい。しかし時間は、一度失ったら永遠に戻ってこない
サミュエル・スマイルズ

お金がほとんど尽きるまで、お金に全く注意を払わない人がたくさんいる。そして時間に対しても全く同じようする人が多い
ゲーテ

著者紹介

ケビン・クルーズ(Kevin Kruse)
ニューヨーク・タイムズ紙ベストセラー作家、フォーブス誌寄稿者、基調講演者。複数の数百万ドル規模の企業の創業者。「フォーチュン500」企業のCEOのほか、海兵隊将官、連邦議会議員を指導している。アメリカンドリームを求め、22歳で最初の会社を起業。昼夜なく働き、ワンルームの事務所で暮らし、毎日YMCAでシャワーを浴びる生活を1年続けた後、巨額の負債を抱えて挫折。しかし「一意専心のリーダーシップ」と「分単位の時間管理」に目覚めてからは、複数の会社を起業し成功。「インク500」および「Best Place to Work(働きやすい会社)」へのランクインを果たしている。